Wijziging reiskostenvergoeding voor werknemers

Vanaf 1 april 2021 is het niet meer toegestaan om aan werknemers onbelast een vaste reiskostenvergoeding te verstrekken als zij (door de coronacrisis) niet meer voldoen aan de voorwaarden. Heb jij als werkgever al gekeken wat de consequenties zijn? 

Nu is het zo dat een werknemer minimaal 128 dagen per jaar naar de werkplek moet reizen om in aanmerking te komen voor een onbelaste vaste reiskostenvergoeding. Dat is de regel zoals die nog steeds geldt. Maar doordat veel werknemers momenteel geheel of gedeeltelijk thuiswerken als gevolg van de coronacrisis, voldoen de meeste werknemers niet (meer) aan die regel.
Juist vanwege de coronacrisis werd deze regel niet gehandhaafd en kon de werkgever de vaste reiskostenvergoeding toch onbelast uitbetalen.

Maar aan die situatie komt op 1 april 2021 een einde. Vanaf die datum wordt de regel weer gewoon gehandhaafd en moet de werknemer dus minimaal 128 dagen per jaar naar de werkplek reizen. Doet de werknemer dat niet, dan mag de vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast worden verstrekt.

Als je nog geen actie hebt ondernomen, dan is het de allerhoogste tijd om je reiskostenvergoeding aan werknemers op een rijtje te zetten en na te gaan of aanpassing vanaf 1 april 2021 noodzakelijk is.
Let daarbij wel op eventuele voorwaarden die in de CAO kunnen zijn afgesproken over vergoeding van reiskosten. Je kunt in dat geval niet klakkeloos aanpassingen doen, dat zal in overleg moeten.

Overigens kun je prima een reiskostenvergoeding verstrekken die onbelast is, mits deze niet meer bedraagt dan 19 cent per kilometer en deze op basis van de werkelijk gereden kilometers wordt afgerekend.

Daarnaast is het belangrijk om te realiseren dat het verstrekken van een onbelaste vaste reiskostenvergoeding alleen is toegestaan voor werknemers die op 12 maart 2020 al voldeden aan de voorwaarden. Dus een werknemer die ná 12 maart 2020 in dienst is getreden heeft sowieso geen recht op die onbelaste vergoeding! Ook met een bestaand dienstverband van voor 12 maart 2020, die ná deze datum werd uitgebreid met meer dagen, is het niet toegestaan om de vaste reiskostenvergoeding onbelast te verstrekken als niet aan de voorwaarden wordt voldaan.