Bewaarplicht van administraties voor ondernemers: hoe zit het precies?

20 maart: Landelijke Opschoondag

Zaterdag 20 maart staat in het teken van de Landelijke Opschoondag. Een mooi moment om even stil te staan bij de bewaarplicht van administraties en documenten voor jou als ondernemer. Het lijkt een eenvoudig thema en toch krijg ik er regelmatig vragen over. Zoiets simpels als de bewaarplicht blijkt soms best complex te zijn.

Hoe lang is de bewaarplicht voor ‘alles’?

Dat is de meest gestelde vraag en daarop is dan vervolgens geen kort antwoord te geven. Of toch wel misschien? Het kortste antwoord is “7 jaar, maar er zijn uitzonderingen”. Die 7 jaar is wat we noemen de ‘wettelijke’ of ‘fiscale’ bewaarplicht. Dat is de standaard termijn waaraan elke ondernemer zich moet houden. Maar, zoals we wel vaker zien, het venijn zit hem in de uitzonderingen.

Welke uitzonderingen zijn er dan?

Als het gaat om de bewaarplicht voor ondernemers zijn er de volgende uitzonderingen:

• Je hoeft niet alles te bewaren
• Sommige documenten moeten 10 jaar bewaard worden
• Sommige administraties moeten 10 jaar bewaard worden

Oké, leg uit!

Hoewel mijn opmerking hierboven dat ‘niet alles bewaard hoeft te worden’ wellicht voor enige opluchting zorgt, is het misschien zelfs zo dat er méér bewaard moet worden dan dat je in eerste instantie dacht. De belastingdienst noemt een aantal zaken die vallen onder de bewaarplicht:

• contracten 
• kladaantekeningen 
• tussentijdse controleberekeningen (bijvoorbeeld voor de btw) 
• agenda’s 
• afsprakenboeken
• correspondentie 

En wat dacht je van alle software en databestanden? En ja, dus ook de bestanden die je agenda of afspraken bevatten …

Nu zal voor de één de agenda belangrijker zijn dan voor de ander. Want met een agenda kun je gemaakte uren onderbouwen als je aanspraak wilt maken op een ondernemersaftrek. Of je kunt er je kilometeradministratie mee onderbouwen. Heb je daar niets mee te maken? Dan is het bewaren van zoiets als een agenda of afsprakenboekje al minder belangrijk. Samengevat is er geen ‘one size fits all’ bij de bewaarplicht. Je zult toch echt zelf moeten bekijken wat voor jou belangrijk is.

Documenten met een bewaarplicht van 10 jaar

Zoals ik al noemde zijn er enkele documenten die je langer dan 7 jaar moet bewaren. Het gaat hier om documenten die te maken hebben met transacties voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden. Omdat hiervoor speciale regels gelden rondom omzetbelasting, hebben alle gegevens die met onroerend goedtransacties te maken hebben een bewaarplicht van maar liefst 10 jaar.
Voor de duidelijkheid, het gaat dus specifiek om deze transacties, niet om de hele administratie!

Administraties met een bewaarplicht van 10 jaar

Richt jouw onderneming zich op het verlenen van elektronische diensten (dat zijn met name diensten die je via het internet verleend), radio- en televisieomroepdiensten of telecommunicatiediensten, dan geldt er voor de administratie een bewaarplicht van 10 jaar. 

Steeds meer digitaal, lekker makkelijk. Toch?

Tja, misschien voel je het al aankomen, ook hier is de bewaarplicht niet zo makkelijk als het klinkt. Heel veel facturen worden tegenwoordig via e-mail, als pdf-bijlage, verstuurd. Handig, dat zeker. Maar wist je dat je dan ook de e-mail met de pdf-bijlage moet bewaren, zelfs als je die factuur afdrukt? Kortgezegd: de stelregel is dat je het document bewaart in de vorm waarin je deze ontvangen hebt. Een factuur die je ontvangt via e-mail, vervolgens afdrukt en in een map bewaart, geldt formeel zelfs niet als ‘origineel’!

En verder?

We zijn nog niet helemaal klaar. Er zijn nog een paar zaken waar je op moet letten. Hoewel we hier praten over een bewaarplicht, is het sowieso verstandig om bepaalde stukken niet zomaar weg te gooien, ook niet na 7 of 10 jaar. Denk hierbij aan:

• notariële aktes (statuten bijvoorbeeld) 
• overeenkomsten die nog lopen (bijvoorbeeld leningen)
• spullen waarvoor nog garantietermijnen gelden 

Maar ook andere documenten zoals pensioenafspraken, verzekeringen en dergelijke kunnen handig zijn om wat langer te bewaren. De datum op een document is overigens niet persé het moment waarop de klok voor de bewaarplicht gaat tikken, let daar dus ook goed op.

Aan de slag!

Jeuken je handen al om tijdens de Landelijke Opschoondag je archief eens flink aan te pakken? Of is de moed je in de schoenen gezakt? Mocht je het opschonen nu nog niet zien zitten, ga dan op 20 maart lekker naar buiten en help mee om een schone omgeving te creëren voor iedereen. De bewaarplicht voor rotzooi is tenslotte heel eenvoudig. Die is er niet! Rommel mag direct in de vuilnisbak.

Heb je over dit onderwerp nog meer vragen? Neem dan contact met ons op, of abonneer je op onze nieuwsbrief, waarin we meer van dit soort onderwerpen aansnijden.