Verwerking van de werkkostenregeling in de aangifte

Het kerstpakket mag, denk ik, toch wel één van de meest zichtbare giften worden genoemd van de werkgever aan de werknemer. Het is daarmee ook één van de meest aansprekende voorbeelden binnen de werkkostenregeling.

Hoe zat het ook alweer?

De werkkostenregeling regelt wat een werkgever onbelast (geen inhouding van loonheffing) aan een werknemer mag geven, betalen of vergoeden. Klinkt simpel, maar dat is het allerminst, want zoals niet ongebruikelijk in de Nederlandse regeldrift, gelden er veel uitzonderingen.

De eerste uitzondering is die van de ‘gerichte vrijstellingen’. Hieronder vallen:

• Abonnementen voor het openbaar vervoer;
• Reiskosten tot 19 cent per kilometer; 
• Verhuiskosten vanwege werk;
• Maaltijden bij overwerk; 
• Kosten van een VOG 

Daarnaast is er sprake van het ‘noodzakelijkheidscriterium’. Als je gereedschappen, tablets, smartphones en dergelijke aan een werknemer geeft, die voor de werknemer noodzakelijk zijn voor het werk, dan tellen ook deze niet mee voor de ruimte in de werkkostenregeling. 

Ten derde zijn er de ‘nihilwaarderingen’ voor bepaalde voorzieningen op de werkplek. 
Denk hierbij aan:

• Werkkleding;
• Koffie en thee op het werk;
• Fitnessruimte op de werkplek. 

De lijst van dergelijke verstrekkingen is nog langer, maar wordt hier niet volledig genoemd.

Voor bovenstaande drie categorieën geldt dus dat de ruimte in de werkkostenregeling niet gebruikt hoeft te worden.

Alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen die niet in één van die categorieën vallen moeten worden opgeteld voor het betreffende jaar en mogelijk moet hierover loonheffing worden betaald door de werkgever, althans voor zover het totaalbedrag boven de ‘vrije ruimte’ uitkomt.

Hoe hoog is die vrije ruimte?

De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000,- is voor 2021 vastgesteld op 3%. Over de loonsom boven € 400.000,- is dat 1,18%. Het totale bedrag van deze twee factoren, is het maximale bedrag dat de werkgever aan de werknemers mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking mag stellen. Indien dit bedrag wordt overschreden, geldt dat er voor de overschrijding van dit bedrag, een eindheffing voor de werkgever van 80%. Deze moet verwerkt worden in de loonaangifte van december.

Nog een paar tips

Binnen bepaalde grenzen zijn er echter wel mogelijkheden die de werkgever kan benutten om de werknemers onbelast bepaalde vergoedingen of verstrekkingen te geven:

• Wil je een bonus geven? Dat kan onder deze regeling onbelast. In beperkte mate, maar er zijn zeker mogelijkheden;
• Je kunt de regeling gebruiken om onbelast een thuiswerkvergoeding te geven;
• Ook een fiets, laptop of tablet mag onder deze regeling gegeven worden.

Let er wel op dat je niet het totaalbedrag van je ruimte overschrijdt, ander wordt het alsnog een duur geintje! Bespreek de mogelijkheden met je accountant zodat je alle voorwaarden kent.