BTW in Europa

Eén Europa. Het klinkt zo mooi, maar het blijkt soms nog een utopie. Neem bijvoorbeeld de Europese btw-regels. De regels en eisen voor btw zijn in het eigen land van een ondernemer al lastig, maar wat als die ondernemer ook nog eens internationaal zaken gaat doen? Dan krijgt hij of zij er zomaar een lange lijst aan regels bij. Zeker voor webshops is dit een problematiek die niet te onderschatten is. De hoogste tijd om eens stil te staan bij de uitdagingen waar een ondernemer mee te maken krijgt als hij zakendoet in Europa. Verder houd ik het beperkt tot de levering van goederen en laat ik in dit blog de dienstverlening aan het buitenland ook even buiten beschouwing.

BTW in Europa

Volg de goederen

Wellicht lijkt het alsof ik in dit blog met zevenmijlslaarzen door de materie heen stap. Daarom wil ik simpel beginnen. Complex wordt het namelijk al snel genoeg.

Als het gaat om goederen die geleverd worden aan het buitenland, is het belangrijk om eerst in kaart te brengen welke reis die goederen afleggen en wie de ontvanger is van die goederen. De factuur die erbij hoort vind ik in eerste instantie niet zo interessant. 

Gaan de goederen vanuit Nederland naar een ondernemer in het buitenland? Dan is er sprake van een zogenaamde intracommunautaire levering. Je levert de goederen aan die ondernemer en dat mag je tegen het ‘nultarief’ doen. Er worden eisen gesteld aan de informatie die je op de factuur zet (met name het btw-nummer) en ook moet er aangetoond kunnen worden dat de goederen naar het buitenland zijn gegaan. Dit is de meest simpele transactie. 

Wanneer je echter levert aan een particulier in het buitenland, wordt het een ander verhaal. Die particulier heeft namelijk geen btw-nummer. In dat geval breng je Nederlandse btw in rekening. Simpel toch? Nou nee, want als je boven een bepaald omzetbedrag uitkomt in een land (bijvoorbeeld voor België is dat € 35.000, -) dan moet je jouw onderneming alsnog registreren voor de btw in dat land. Vervolgens breng je dan geen Nederlandse btw in rekening, maar de btw van dat land. En plotseling heb je er dus een btw-administratie bij met alle verplichtingen van dien. 

We gaan een stapje verder

Stel, je hebt een webshop en de goederen die je inkoopt worden bij jouw Nederlandse magazijn afgeleverd. Omdat je graag in Duitsland wilt verkopen, ben je in zee gegaan met een lokale verkoper. Die lokale verkoper heeft aangegeven dat je voorraad bij hen in Duitsland moet opslaan. Zij verkopen het dan aan de klant en jij kunt de klant factureren. Dit is een simpel maar realistisch scenario, dat inmiddels regelmatig voorkomt. 

Voor de btw gebeuren er echter twee dingen. Je levert eigenlijk eerst vanuit Nederland aan jezelf in Duitsland en vervolgens lever je goederen vanuit Duitsland aan een klant in Duitsland.
Wat er in zo’n situatie vaak fout gaat, is dat de eerste transactie (van Nederland naar Duitsland) niet geregistreerd wordt omdat het niet gezien wordt als een ‘verkoop’. En vervolgens krijg je hier te maken met leveringen binnen Duitsland en moet je dus ineens Duitse btw berekenen en afdragen!

Je wilt binnen de Europese Unie gaan leveren. Waar moet je op letten?

De belangrijkste tip die ik je hier kan geven: breng in kaart hoe je leveringen gaan lopen en richt vervolgens je administratief systeem goed in. Doe dat vooral vóórdat je aan het Europese avontuur begint. Ik spreek uit ervaring als ik zeg dat het je enorm veel ellende kan besparen als je direct de juiste btw berekent en direct weet wat je verplichtingen zijn. Tegenwoordig kan de software voor webshops goed ingericht worden en dat helpt bij het voldoen aan je verplichtingen. Maar even los van al die verplichtingen, het staat professioneel richting je klanten als je facturen direct op de juiste manier verstuurd worden.

Toekomstige ontwikkelingen

Graag wil ik nog even stilstaan bij een belangrijke ontwikkeling op dit gebied. Vanaf 1 juli 2021 wordt het reeds bestaande ‘Mini One Stop Shop’ (MOSS) systeem uitgebreid en wordt de naam gewijzigd in het ‘One Stop Shop’ (OSS) systeem. 

Waar het MOSS-systeem uitsluitend bedoeld was voor omroep-, telecommunicatie- en elektronische diensten, kan het OSS-systeem gebruikt gaan worden voor alle verkopen aan particulieren in de EU.

In dit systeem hoeft de ondernemer zich dan niet meer in elk land te registreren voor de btw als hij levert aan particulieren in de EU, maar kan de ondernemer de aangifte in Nederland doen en de btw ook in Nederland afdragen. Wel zo handig!

Tot slot

Ik kan me zo voorstellen dat na het lezen van dit blog niet al jouw vragen over dit onderwerp beantwoord zijn. Schroom in dat geval niet om contact met ons op te nemen. Wij beantwoorden je vragen graag. Abonneren op onze nieuwsbrief kan uiteraard ook. Hierin staan we vaker stil bij dit soort onderwerpen.