Projecten

Onze hulp werd ingeroepen door een wereldwijd gevestigde, Amerikaanse beursgenoteerde onderneming in medische technologie. De vestiging in Nederland zou in 2011 verantwoordelijk worden voor de Europese Supply Chain-activiteiten en moest daarom voldoen aan een aantal compliance-verplichtingen, waaronder Sarbanes-Oxley. Het project betrof het (her-)inrichten van processen, zodat deze Sarbanes-Oxley compliant zouden zijn. De verantwoordelijkheden voor dit project waren:

• het in kaart brengen van bestaande processen (onder andere documenteren, verbeteren);
• het aanpassen van processen die (deels) werden gecentraliseerd en het samenvoegen tot één proces, dat bruikbaar zou zijn voor heel Europa;
• het afstemmen van de interne controlemaatregelen op de risico’s. Het aanbrengen van verbeteringen in die interne controlemaatregelen, zodat werd voldaan aan de verplichtingen voor Sarbanes-Oxley compliance;
• het in kaart brengen en beoordelen van de entity level controls;
• het verbeteren van het proces van toegangsautorisaties in Oracle op Europees niveau.

De expertise van Bouffantes werd ingeroepen voor een in Duitsland gevestigde productieonderneming van drukinkt. De onderneming is eigendom van Nederlandse aandeelhouders en ook vanuit Nederland gefinancierd. In opdracht van de afdeling Bijzonder Beheer van de financier moest deze onderneming volledig worden doorgelicht. De onderneming was in zwaar weer terechtgekomen en de financier wilde een doorlichting op financieel en operationeel vlak. Op deze manier konden de belangrijkste problemen worden vastgesteld, maar nog belangrijker: naar oplossingen worden gezocht. In 2007 bouwde de onderneming een nieuwe fabriek in Duitsland, die vanaf begin 2008 operationeel is. Bouffantes was verantwoordelijk voor het financiële gedeelte van de screening. Het operationele gedeelte werd door een andere expert uitgevoerd. Het project is gedeeltelijk op locatie in Duitsland uitgevoerd. De belangrijkste aandachtspunten waren:

• het beoordelen van de financiële situatie en ontwikkeling van de onderneming;
• het beoordelen van de kwaliteit en het niveau van informatievoorziening, zowel intern als extern;
• het identificeren van problemen, de analyse daarvan en het geven van aanbevelingen tot verbetering;
• het opstellen van een financieel vooruitzicht voor de komende jaren.

Voor deze startende organisatie in België vervulde Bouffantes tijdelijk de rol van chief financial officer (CFO). De organisatie is ambitieus en wilde op korte termijn uitgroeien naar een wereldwijd opererende organisatie. Als CFO was Bouffantes betrokken bij het structureren van financieringen, het opstellen van meerjarenplannen, het opzetten van een rapporteringstructuur, het ontwikkelen van de financiële afdeling, het opzetten van risk management, het implementeren van een geautomatiseerd informatiesysteem (Navision) en het aansturen van de afdeling HR. Daarvoor onderhield Bouffantes contact met banken, accountants, belastingadviseurs, juristen, notarissen en werving- en selectiebureaus. Ook fungeerde Bouffantes als spil- en adviesfunctie voor de afdelingen Inkoop, Productie en Verkoop.

Voor deze Duitse organisatie nam Bouffantes de rol aan van finance director tijdens een periode van reorganisatie. De business unit bestond uit vier fabrieken (twee in Duitsland, een in Tsjechië en een in de VS). Deze divisie genereerde in 2009 circa € 50 miljoen omzet met ongeveer vierhonderd werknemers. De divisie kreeg te maken met de negatieve effecten van de economische crisis, waardoor de fabriek in de VS en een fabriek in Duitsland in 2009 zijn gesloten. De productie werd overgebracht naar Tsjechië. Deze reorganisatie had verstrekkende gevolgen voor de organisatie zelf, maar ook voor de werknemers. Bouffantes heeft als lid van het managementteam de organisatie opnieuw opgebouwd en gezorgd voor een vaste invulling van de functie van finance director. Bouffantes heeft zich specifiek beziggehouden met:

• het ondersteunen van het reorganisatieproces met analyses en het bepalen van de financiële effecten van de reorganisatie;
• het plannen en uitvoeren van het reorganisatieproces;
• het verzorgen van de maandelijkse, geconsolideerde resultaten inclusief analyse daarvan en het verklaren van afwijkingen van die resultaten ten opzichte van de forecast en andere maanden;
• het verbeteren van het inzicht en vergelijkbaarheid van de resultaten en KPI’s;
• het zorg dragen voor een juiste verwerking van de effecten van de reorganisatie;
• het samenwerken met andere afdelingen (bijvoorbeeld Inkoop) om verdere verbeteringen van resultaten te bereiken, bijvoorbeeld door kostenbesparingen, verbetering van voorraadbeheer, enzovoorts;
• het deelnemen aan managementteamvergaderingen, waaronder vergaderingen met corporate management;
• het waarnemen en uitvoeren van alle andere zaken die tot het normale takenpakket van de finance director behoren.

Het Europese hoofdkantoor van deze Amerikaanse organisatie was onder meer verantwoordelijk voor de consolidatie, rapporteringen (periodieke resultaten, forecast, budget en analyse) en compliance voor de EMEA-regio. De diverse ondernemingen in de regio leverden hun resultaten aan, welke vervolgens op regionaal niveau werden geconsolideerd. Daarnaast voerde het complianceteam diverse audits uit binnen de regio. De verantwoordelijkheden voor dit project waren:

• het ontwikkelen van een oplossing voor de informatieoverdracht van SAP R/3 naar het rapporteringsysteem Hyperion;
• het ontwikkelen van een analysemodel (in Excel) om inzicht te krijgen in de ontwikkeling van de resultaten in vergelijking met voorgaande periodes, budget, et cetera. Het stelt het management in staat om snel te zien waar mogelijk problemen optreden en waar actie moet worden ondernomen;
• verdere off-site ondersteuning;
• het in kaart brengen van mogelijke risico’s op het gebied van SAP-autorisaties, toegangsbeveiliging en functiescheiding. Vervolgens het ontwikkelen en uitvoeren van een actieplan om de problemen en risico’s aan te pakken samen met de ondernemingen waar de autorisatieproblemen bestonden;
• het analyseren van reeds geïdentificeerde interne controleproblemen, het stellen van prioriteiten en het zorg dragen voor de completering van de acties door de verantwoordelijke personen. Het betreft hier met name interne controleproblemen in verband met Sarbanes-Oxley;
• het deelnemen aan de maandelijkse Sarbanes-Oxley-stuurgroep bijeenkomsten.

Voor deze Duitse vestiging van een Amerikaanse onderneming verzorgde Bouffantes de Sarbanes-Oxley compliance. Bouffantes documenteerde de processen, verbeterde de interne controle en verzorgde trainingen voor medewerkers.
Daarnaast bouwde Bouffantes de financiële afdeling verder op en zorgde ervoor dat deze in staat was de maandelijkse rapportage binnen drie werkdagen beschikbaar te hebben. Het bestaande SAP R/3 systeem werd verbeterd en diverse teamleden getraind en gecoacht. Tenslotte ondersteunde Bouffantes de onderneming bij de purchase price accounting, de statutaire jaarrekening en het oplossen van diverse financiële problemen. Kortom, een mix van financieel management, compliance, training & coaching op basis van interim management.

Naast bovengenoemde projecten heeft Bouffantes ervaring met de volgende gebieden:

• Het implementeren van SAP R/3 FI en CO modules;
• Het opzetten en leiden van een (internationale) internal audit afdeling;
• Het opzetten, verbeteren en leiden van Sarbanes-Oxley compliance programma’s;
• Het ontwikkelen van continuous monitoring en auditing technieken;
• Het ontwikkelen en implementeren van een risico management proces;
• Het ontwikkelen en implementeren van cash management structuren;
• Het implementeren van tax planning structuren, zoals commissionaire structuren en BTW processen;
• Het opstellen van rapportages, budgetprocessen, forecasting processen, consolidatie en daarmee samenhangende analyses;
• Het verzorgen van jaarafsluitingen, controledossiers, het communiceren met externe accountants en belastingdienst;
• Het verbeteren van processen zoals debiteurenbeheer, betalingsverkeer, valutabeheer en cash management;
• Het opzetten en verbeteren van administraties voor start-ups, projecten, MKB en grote ondernemingen, zowel nationaal als internationaal.